工欲善必先利其器,你的商業英文單字夠用嗎?

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你知道商用英文書信格式在職場上有多重要嗎?像是與客戶洽談,在職場上經常會必須使用到商用英文,身為小助理的你可以從熟記商業英文單字開始,接著學會活用商用英文書信格式,相信更能為你的職場技能加分,甚至晉升外商主管也不是夢!這篇將告訴你最新的商用英文書信範例、推薦的商用英文課程,看完你將受用無窮!

(與客戶洽談中常使用到商業英文單字,是職場上不可或缺的工具/ 圖片來源:pexels)

商用英文書信格式使用廣泛,想成為職場上菁英的你必須會!

很多人對商用英文書信格式還不熟悉、或是只懂一些商業英文單字的皮毛,我們透過從巨匠美語針對商用英文推出的課程中,藉以瞭解商用英文在各種工作情況都可以發揮應用,像是在溝通方面與書信方面,都能將工作效率提升不少。其實在不同場合上商用英文書信格式的使用率也都相當大,舉例來說就有以下情境可以使用:電話與職場禮儀、接待客戶與外賓介紹、會議簡報與出差、銷售簽約與訂購、辦公室等商用英文書信格式,無論你是職場新鮮人,或是期望提升自我職場戰鬥力的朋友們,學會商用英文的能力就顯得相當重要!

(商用英文課程教的許多商用英文書信範例,通用於辦公室溝通與書信/ 圖片來源:pexels)

必備5句商業英文單字學起來,職場溝通超easy

許多商用英文課程也提到在商業職場中,將會大量使用到商用英文書信格式,其中包括協商、談判、議價、合約、書信等內容,若能學習到更多常用的商用英文書信格式,將更幫助你了解溝通過程中的幾項要點跟細節,以下將介紹5句重要的商業英文單字給你,除了了解中文意思也能善用例句範例,更能學以致用。

1、notify (v.) 通知、知會

  • 解釋:notify sb. of sth. 是「通知某人某事」的意思,這邊用的介系詞是of。和notify相似的字有inform和tell。
  • 範例:This email is to notify us that meeting time has changed.
  • 解釋:這封電子郵件是要通知我們開會時間的更動。

2、enclose (v.) 附上

  • 解釋:信函或其他投遞的信件中常常會附上其他相關文件資料,這邊的「附上」稱為enclose。
  • 範例:Please enclose your certificate of enrollment when submitting your CV.
  • 解釋:投遞履歷時,請同時附上在學證明。

3、Junk mail (n.)垃圾郵件

  • 解釋:Junk mail是指的那些未經你同意、未經過你許可,就發送到你的信箱的郵件。
  • 範例:I recently received a lot of junk mails with only one link in them. They all look very suspicious.
  • 解釋:我近期收到好多垃圾郵件,裡面都只有附上一個網址連結。它們看起來都超可疑的。

4、confidential (adj.) 機密的、保密的

  • 解釋:是商業英文單字中常出現的,confidentail為形容詞,而confidential agreement是「保密契約、秘密協議」。
  • 範例:The letter was marked as strictly confidential.
  • 解釋:這封信件被標記為極度機密。

5、layout (n.) 安排、佈局

  • 解釋:layout在此為名詞,而layout drawing是「佈置圖、草圖」,layout area是「藍圖規劃區」。
  • 範例:The layout of this website is completely perfect. The learning experience is great.
  • 解釋:這個網站的排版非常完美,學習體驗非常棒。
(將商業英文單字學以致用於書信,更能幫助了解信件內容 / 圖片來源:pexels)

超實用商用英文書信格式,5句經典商用英文書信範例看這裡

在職場溝通之中,比起先行詢問,能夠傾聽對方和提出建議是相當重要的,這也是商用英文課程中提到的重點,耐心記錄筆記,更能可以獲得彼此之間的重要訊息。從開始溝通前到回應,從中針對反對的事項表明意見,到最後提出可行的建議與計畫,這邊集結5句你可能會用到的商用英文書信格式等例句提供給大家,學習完成後,相信對於未來職場寫信溝通將更能游刃有餘!

  • 問候

How have you been? 最近好嗎?

  • 行動

Please let me know if there’s anything I can do to help. 請讓我知道任何我可以幫得上忙的地方。

  • 諮詢資訊/回饋/建議

Please call me if you have any questions. 有任何問題,歡迎打電話給我。

  • 意見回饋

If you want additional recommendation on this, please let us know and we can try to see if this is possible. 如果關於此事你需要額外的建議,請讓我們知道,我們會嘗試看看是否可行。

  • 結語

Looking forward to seeing you soon. 期待很快能見到你。

(將商用英文書信範例學起來,在書信格式上能力倍增/圖片來源:pexles)

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商用英文例句用法有哪些?助你職場發光發熱 /圖片來源:Unsplash)

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許多企業因應疫情紛紛將商業英文轉型為線上溝通模式,就有調查顯示,因為線上工作模式有了更多彈性,員工完成工作的效率反而逆勢成長,而在商用英文例句中,又有哪些常見單字呢?

  • Productivity 產能
詞意名詞,源自動詞produce(產出)。
例句Total labor productivity rises in the economy as a whole .
中譯在經濟中勞動生產率整體看來是上升的。
  • Participate in 參與
詞意常見片語,介系詞必須是in
延伸詞participant參與者、participative參與的
例句Workers who can telecommute occasionally or otherwise participate in flexible work plans tend to be healthier.
中譯可以不時遠距工作、或者投入彈性工作計畫的員工通常比較健康。
  • Turnover 員工流動率
詞意名詞,指員工離職率,延伸出員工離開的意思
延伸詞turn over(動詞片語)轉過來、翻頁
例句Unstable employment and high turnover do not allow for the accumulation of experience .
中譯員工高流動率與頻繁調動無法累積經驗。

商用英文自學三大重點,活用在商用書信讓客戶老闆愛上你!

至於英文商用書信該怎麼使用,整理列出了三個重點原則,讓你的英文商業書信看起來既流利又自然!

  • 使用We代替You
    許多人對商用英文例句用法都有一個誤解,那就是必須寫的文謅謅的,但其實每一次的business e-mail都是與客戶建立情感的絕佳機會,因此把主詞You改成We的話,聽起來既親切友善又能維持專業性。
    例句:Your complaint is being looked into.
    → We are looking into your complaint.
  • 用淺顯易懂的字詞
    商用英文例句用法中,最重要的就是避免使用華麗但難懂的字,畢竟在商用英文推薦的原則就是必須確保對方能讀懂信件的意思,且在西方國家中也更偏好使用淺顯易懂的語言。
    例句:We look forward to a bright and glorious future of cooperation
    We hope to have the opportunity to work with you in the future.
  • 拒當肚臍眼英文
    承接上點,但是如果每一句話都用I/We/My開頭,整段話有10幾個I,唸起來不但卡卡,還會顯露出你的英文程度低落。因此有幾種常見說法也列舉給大家。
    例句:
    1. We can’t ignore the value of knowledge.
    → On no account can we ignore the value of knowledge. (倒裝句)
    2. We can’t deny that the qualities of our living have gone from bad to worse.
    → There is no denying that the qualities of our living have gone from bad to worse. (There is/are 開頭)
    3. I need to work overtime tomorrow to fix so many problems.
    → With so many problems to fix out there, I need to work overtime tomorrow. (用with開頭)
( 善用職場英文的商用書信能力,拉近客戶距離 /圖片來源:Pexels)

疫情下你能做的不只這些!線上商用英文自學課程成最新趨勢

不只是商用書信,如果要學習商用英文推薦還是全面性的佈局比較好,線上商用英文自學的模式也非常推薦,而巨匠美語在這部分可說是老行家了,巨匠美語課程針對各種企業情境所需要用到的英文技能訓練,舉凡電話英文、會議簡報、銷售業務、接待外賓、商品採購等,都能有系統的幫助學員累積提升各方面的商用英文能力,並有效的活化實際運用於職場當中。若你擔心疫情爆發會影響學習品質,別擔心,巨匠美語早已超前部署將實體線上整合授課,使線上直播課程與實體課程相互搭配,完美實現虛實整合學習模式,真正落實停課不停學!

(巨匠美語超前部署,商用英文自學不卡關/圖片來源:Pexels)

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(商用英文例句和應用在疫情下越來越實用/圖片來源:pexels)

超實用商用英文例句,必備5句與外國客戶溝通金句

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1、Come in 插句話

這個聽力死角,不在於字的發音,而是字的意思。在會議當中如果有人說:“Can I just come in here?”不要以為別人剛從外面進來,這和進入無關,他的意思是指可不可以插句話?

2、Wrap up  結束

結束,我們最熟悉的英文字是end或conclude,但wrap up是外國人較常用的片語,不只是結束,結案也用這個字

3、Adjourn  告一段落

意思是停止,特別是指案子、會議停止。字首a發得很小聲,只會聽到journ

4、Address 對…講話

這個字我們習慣用它的名詞,意思是地址,但它的動詞解釋為「對…講話」,比talk to還正式一些的用法。

5、Roll call  點名

Roll這個字外國人常用,但我們的英文課本裡談到得少。外國人談薪資,指整體性時,就用payroll,當一個人off the payroll,就是被解僱了。Roll的意思是名單,名冊,take a roll call就是點名,兩個字都以L結尾,不太好唸。

(與外國人視訊會議時,商用英文的句子可以多學幾句很實用/圖片來源:pexels)

商用英文例句注意事項與四大原則

 除了視訊會議,商業英文書信往來也是不可或缺的通訊工具。在疫情下,電子郵件的需求也增加了許多。如果寫錯或表達錯意思,可真的是會讓人大大的誤會,嚴重的話還有可能會把案子弄毀!所以與那些外國人夥伴的電子郵件上,一定要注意那些商業英文用語是避免的,然後有哪些商用英文是可以背起來多多使用呢!

1、避免不真實的關心

「I hope you’re well. 」(希望你過得很好)

上述是一般人寫商務email的起手式,事實上,收信人一定知道你不是真的在乎他,所以這樣的開場白真的很不真實。

開頭可以改成:
 To whom it may concern, I am writing to inquire .

2、避免「談論自己的情緒」

在職場中,對方不是你的朋友,不會去在意對方的情緒,所以不用把情緒寫在信件上,如果要表達想法,你可以這樣說…My position on this issue is.

3、 避免用「最高級」形容自己

職場中,常常誤以為把自己講成業界最好,對方就非常的信任你。這是很危險的,除非你本身已經是非常厲害的人了,不然就還是要多謙遜。等等被對方貼上自負、自大的標籤。如果真的要好好介紹自己,建議善用形容詞、或過去經驗喔!

4、避免「用專業術語卻沒有解釋」

術業有專攻!但如果在信件中使用專業術語卻沒有解釋,很容易讓客戶聽不懂,不要讓客戶自己去搜尋,產生落差更是危險,在Email中為客戶詳細解釋,不僅可以顯得你很貼心、很有同理心,也可以避免掉不必要的麻煩。


至於其他郵件常用字串也可以學起來,會非常的實用歐!

  1. 道謝回信,

Thank you for your email. 謝謝你的來信。

  • Appointment「提議會面」

Could we get together and discuss it a little more? 我們可否見面時再多討論一下?

  • Apology「道歉」

We are sorry for the inconvenience caused to you. 我們很抱歉對您造成這麼多不方便的困擾。

(與外國人視訊會議時,商用英文的句子可以多學幾句很實用/圖片來源:pexels)

後疫情時代,商用英文更顯得為之重要

    新冠肺炎疫情開啟了遠距生活的新時代,後疫情時代產業及工作模式將如何發展,也成為討論的焦點。另外,當全球邊境完全「解封」的時間點仍在未定之天,未來許多企業只能將國際商務差旅維持在最低限度。之後疫情就算完全解除了,但許多企業也會已經習慣遠距視訊會議或者郵件書信來往了,因為不但減少商務差旅的通勤時間,更可以提升員工的工作效率以及生活品質,省下的時間更可以回饋在生產力上。在這些企業與國外夥伴聯繫方式可能回不去的情況下,商用英文例句未來會越來越實用,也會是許多企業相當看重的外語技能。

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